Optimizar los procesos de gestión humana de 90.000 trabajadores en el ámbito público con GXflow.
La Oficina Nacional del Servicio Civil lleva adelante el desarrollo e implantación del módulo de presentismo del SGH 2.0. Esta aplicación tiene como objetivo la optimización de los procesos relacionados al Presentismo en la Administración Central. GeneXus, GXserver y GXflow fueron las tecnologías seleccionadas para ayudar a lograr ese objetivo.
El SGH 2.0 es un sistema informático desarrollado con GeneXus, GXserver y GXflow que se viene implantando desde principios del año 2012 para posibilitar una óptima gestión del presentismo y que se enmarca dentro de la Oficina Nacional del Servicio Civil (ONSC), Unidad Ejecutora de la Presidencia de la República del Uruguay, que tiene como principal objetivo definir y promover políticas de gestión humana en la Administración Central. Cabe destacar que la Administración Central se conforma por la Presidencia más los 13 ministerios, un total de 121 unidades ejecutoras que nuclean aproximadamente 90.000 trabajadores.
El sistema surgió con el objetivo de apoyarse en la tecnología para realizar una gestión de presentismo eficiente, flexible y transparente.
En ese escenario complejo se necesitaba de una herramienta dinámica y escalable que permitiera automatizar los procesos de los trabajadores, la autogestión de incidencias, consultas, cuentas corrientes y toda la información derivada de sus jornadas laborales. Según Rodrigo Martínez, encargado del proyecto, GeneXus, GeneXus Server y GXflow resultaron ser las tecnologías adecuadas para este proyecto, ya que permitían con pocos recursos sacar el máximo potencial en el manejo de datos de muchos usuarios, sumado esto a la fluidez de los procesos posibilitada por GXflow. El resultado fue una aplicación 100% web con especial atención en su interfaz gráfica.
Se estima que la implementación, que se viene realizando gradual y exitosamente en diferentes organismos de la Administración Central, alcance a los 90.000 usuarios dentro de tres años. No obstante ya se visualiza la optimización de los procesos -entre otras ventajas- al eliminar formularios en papel, firmas y tiempos de envíos. En palabras de Ivonne Barbé, directora de Recursos Humanos del Ministerio de Industria, Energía y Minería de Uruguay (MIEM) : “Hemos reducido el uso de papel y logrado gran agilidad en el trámite de solicitudes, autorizaciones y notificaciones de incidencias, teniendo en cuenta la dispersión edilicia de la Unidad”.
A entender de la Cra. Celia Tiscornia, Jefa de la Unidad de Técnicas Aplicadas en Gestión Humana de la ONSC: “A través del SGH 2.0 se realiza la implantación del Presentismo, con dicha implantación se logra una gestión personalizada, directa y transparente de la asistencia de los funcionarios; personalizada porque las incidencias y sus respectivas autorizaciones son ingresadas al sistema por los mismos funcionarios y/o jefes, directa porque no existen trámites intermedios, todo se hace a través del sistema, y transparente porque la información está en línea disponible en cualquier momento del mes para todos los involucrados...Tres condiciones esenciales para que cuando el sistema se encuentre afianzado se logre la eficiencia y descentralización de la tradicional función de «Registro y Control» y su consecuente liberación de horas de trabajo en el Departamento y la afectación de las mismas a tareas dirigidas hacia una eficiente gestión humana.”
Para un futuro cercano se está trabajando en el desarrollo de módulos para la evaluación del desempeño, capacitación, salud e higiene ocupacional. Además se pretende incorporar terminales Touch Screen para llegar a aquellos trabajadores que no tienen una computadora en su lugar de trabajo.
+ Este proyecto, la versión 2.0, se conforma a fines del 2010 en sustitución de la versión 1.0, desarrollado en Oracle Forms en el año 93.
+ Fue llevado a cabo usando GeneXus, GeneXus Server, GXflow, Microsoft SQL Server, Apache y JAVA.
+ La KB está conformada por 135 transacciones, 554 webpanels y webcomponentes, 818 Procedures,
+ Cuando se concluya su implementación en un 100% nucleará la gestión de los procesos de presentismo laboral de unos 90.000 trabajadores.
Tener un fluido mecanismo de gestión de presentismo e incidencias es fundamental para un organismo que abarca a una gran cantidad de trabajadores, tanto para apoyar el control de asistencia y permanencia de los trabajadores, como también para la gestión de licencias, entre otros trámites propios del día a día laboral.
Lejos de significar un control invasivo a los trabajadores de la Administración Central, la gestión del presentismo, posibilita que los casi 90.000 trabajadores puedan gestionar fluidamente los 60 tipos distintos de incidencias que promedian cada unidad ejecutora.
Optimización del trabajo del personal de Recursos Humanos
Por otra parte, la aplicación genera datos que quedan a disposición de la dirección de Recursos Humanos, para su evaluación, generación y verificación de políticas de gestión de los trabajadores. Por ejemplo, pueden trabajar en un cambio cultural si así lo entienden, a partir del análisis de información sumarizada sobre las incidencias que utiliza el personal y sobre los criterios de autorización de los jefes.
Cómo funciona?
Se cargan las incidencias: los usuarios cargan las incidencias (por ejemplo: horas particulares, licencias, comisiones, etc.). Inmediatamente se genera un correo al jefe que debe autorizar o notificarse.
Cierres mensuales: el sistema va agrupando las incidencias de cada mes y permite una visualización de los minutos fuera de la oficina que no han sido justificados o los minutos de tiempo trabajado fuera de horario.
Reportes de gestión: se pueden obtener reportes en tiempo real que permiten intercambiar información con otros sistemas mediante planillas de cálculo u otros medios. Esta información puede alimentar otras bases de datos y por ejemplo servir para la carga de movimientos en el sistema de liquidación de sueldos, cruzamientos con información contable, con sistemas de atención médica, con sistemas estadísticos, etc.
Esto permite jerarquizar el trabajo del personal de Recursos Humanos, que ya no tiene que dedicarse a tareas tediosas y repetitivas como el cálculo de los minutos de entrada tarde, o el tiempo fuera de oficina no justificado. Pueden abocarse a tareas inherentes a la Gestión Humana como la planificación de personal, selección y reclutamiento, formación, evaluación.
Al disponer de una base de datos unificada, es posible tener información para el análisis de datos y la toma de decisiones; tanto en el inciso como a nivel de toda la Administración Central.
El sistema surgió con el objetivo de apoyarse en la tecnología para realizar una gestión de presentismo eficiente, flexible y transparente.
En ese escenario complejo se necesitaba de una herramienta dinámica y escalable que permitiera automatizar los procesos de los trabajadores, la autogestión de incidencias, consultas, cuentas corrientes y toda la información derivada de sus jornadas laborales. Según Rodrigo Martínez, encargado del proyecto, GeneXus, GeneXus Server y GXflow resultaron ser las tecnologías adecuadas para este proyecto, ya que permitían con pocos recursos sacar el máximo potencial en el manejo de datos de muchos usuarios, sumado esto a la fluidez de los procesos posibilitada por GXflow. El resultado fue una aplicación 100% web con especial atención en su interfaz gráfica.
Se estima que la implementación, que se viene realizando gradual y exitosamente en diferentes organismos de la Administración Central, alcance a los 90.000 usuarios dentro de tres años. No obstante ya se visualiza la optimización de los procesos -entre otras ventajas- al eliminar formularios en papel, firmas y tiempos de envíos. En palabras de Ivonne Barbé, directora de Recursos Humanos del Ministerio de Industria, Energía y Minería de Uruguay (MIEM) : “Hemos reducido el uso de papel y logrado gran agilidad en el trámite de solicitudes, autorizaciones y notificaciones de incidencias, teniendo en cuenta la dispersión edilicia de la Unidad”.
A entender de la Cra. Celia Tiscornia, Jefa de la Unidad de Técnicas Aplicadas en Gestión Humana de la ONSC: “A través del SGH 2.0 se realiza la implantación del Presentismo, con dicha implantación se logra una gestión personalizada, directa y transparente de la asistencia de los funcionarios; personalizada porque las incidencias y sus respectivas autorizaciones son ingresadas al sistema por los mismos funcionarios y/o jefes, directa porque no existen trámites intermedios, todo se hace a través del sistema, y transparente porque la información está en línea disponible en cualquier momento del mes para todos los involucrados...Tres condiciones esenciales para que cuando el sistema se encuentre afianzado se logre la eficiencia y descentralización de la tradicional función de «Registro y Control» y su consecuente liberación de horas de trabajo en el Departamento y la afectación de las mismas a tareas dirigidas hacia una eficiente gestión humana.”
Para un futuro cercano se está trabajando en el desarrollo de módulos para la evaluación del desempeño, capacitación, salud e higiene ocupacional. Además se pretende incorporar terminales Touch Screen para llegar a aquellos trabajadores que no tienen una computadora en su lugar de trabajo.
+ Este proyecto, la versión 2.0, se conforma a fines del 2010 en sustitución de la versión 1.0, desarrollado en Oracle Forms en el año 93.
+ Fue llevado a cabo usando GeneXus, GeneXus Server, GXflow, Microsoft SQL Server, Apache y JAVA.
+ La KB está conformada por 135 transacciones, 554 webpanels y webcomponentes, 818 Procedures,
+ Cuando se concluya su implementación en un 100% nucleará la gestión de los procesos de presentismo laboral de unos 90.000 trabajadores.
Tener un fluido mecanismo de gestión de presentismo e incidencias es fundamental para un organismo que abarca a una gran cantidad de trabajadores, tanto para apoyar el control de asistencia y permanencia de los trabajadores, como también para la gestión de licencias, entre otros trámites propios del día a día laboral.
Lejos de significar un control invasivo a los trabajadores de la Administración Central, la gestión del presentismo, posibilita que los casi 90.000 trabajadores puedan gestionar fluidamente los 60 tipos distintos de incidencias que promedian cada unidad ejecutora.
Optimización del trabajo del personal de Recursos Humanos
Por otra parte, la aplicación genera datos que quedan a disposición de la dirección de Recursos Humanos, para su evaluación, generación y verificación de políticas de gestión de los trabajadores. Por ejemplo, pueden trabajar en un cambio cultural si así lo entienden, a partir del análisis de información sumarizada sobre las incidencias que utiliza el personal y sobre los criterios de autorización de los jefes.
Cómo funciona?
Se cargan las incidencias: los usuarios cargan las incidencias (por ejemplo: horas particulares, licencias, comisiones, etc.). Inmediatamente se genera un correo al jefe que debe autorizar o notificarse.
Cierres mensuales: el sistema va agrupando las incidencias de cada mes y permite una visualización de los minutos fuera de la oficina que no han sido justificados o los minutos de tiempo trabajado fuera de horario.
Reportes de gestión: se pueden obtener reportes en tiempo real que permiten intercambiar información con otros sistemas mediante planillas de cálculo u otros medios. Esta información puede alimentar otras bases de datos y por ejemplo servir para la carga de movimientos en el sistema de liquidación de sueldos, cruzamientos con información contable, con sistemas de atención médica, con sistemas estadísticos, etc.
Esto permite jerarquizar el trabajo del personal de Recursos Humanos, que ya no tiene que dedicarse a tareas tediosas y repetitivas como el cálculo de los minutos de entrada tarde, o el tiempo fuera de oficina no justificado. Pueden abocarse a tareas inherentes a la Gestión Humana como la planificación de personal, selección y reclutamiento, formación, evaluación.
Al disponer de una base de datos unificada, es posible tener información para el análisis de datos y la toma de decisiones; tanto en el inciso como a nivel de toda la Administración Central.