La Administración Nacional de Combustibles, Alcohol y Pórtland (ANCAP) http://www.ancap.com.uy en Uruguay hoy tiene el monopolio en la venta de combustibles "pero dentro de poco, probablemente no estemos en esta situación y un buen análisis de información para tomar decisiones va a ser básico. Sin eso podríamos llegar a desaparecer", señaló el jefe de planificación y desarrollo de la división comercialización, Sergio Figueroa.
Data Warehousing es la herramienta fundamental para el conocimiento del negocio. "Por primera vez tenemos la herramienta que queríamos para hacer lo que necesitamos de la forma que queremos", señaló el gerente comercial de ANCAP, Daniel Porrini, en la reunión en que se presentó a la gerencia general el GXplorer y el DW que toma información diaria de la base de datos del sistema de facturación que incluye datos de los últimos cuatro años de las siete plantas de ANCAP, sus más de 3000 clientes y los más de 600 productos que procesa y vende la empresa estatal.
GXplorer "permite testear las ventas por mes, por día, producto, año, mes, planta de distribución, cliente, etcétera, lo que para la toma de decisiones es fundamental. Hoy por hoy apretamos una tecla y tenemos las ventas de combustible hasta el día de ayer. Antes obteníamos la información por un proceso batch que se hacía en los sistemas centrales y generaba una demora de 15 a 20 días para obtener los datos del mes anterior. Obviamente estábamos siempre retrasados para la toma de decisiones", señaló el jefe de diagnóstico comerciales Juan José Aristoy. "Con el agravante que la información anterior estaba muy limitada porque las consultas eran fijas: por producto, mes del año actual, acumulado del año actual, mes y acumulado del año anterior. Hoy el usuario clasifica la información de la forma que quiera", agregó Figueroa.
Los propios usuarios realizan sus consultas variables con el GXplorer -desde donde acceden al universo de datos para seleccionar los que necesitan- y las visualizan en una planilla Excel. "Por ejemplo hoy se puede tener la información de las ventas de cada una de las estaciones de servicio por ubicación y notar que las ventas de una estación están cayendo, analizar el por qué y tomar acciones correctivas. Puede pasar que cerca de esa estación de ANCAP se instaló una estación de la competencia que le empezó a llevar gente y entonces tomar decisiones tendientes a apalear esa situación", explicó Figueroa.
La información del mes anterior que tomaba hasta 20 días obtener, hoy se tiene a disposición al día siguiente del cierre del mes. Además de ofrecer a tiempo lo que se debe saber para manejar la marcha del negocio, la herramienta permite a la sección de la gerencia general que maneja la parte de estadísticas de ventas, dedicar el 100% de su tiempo al análisis de la información. Hasta ahora "el 70% de las horas hombre de esta área estaba dedicado a la recolección e ingreso de datos al sistema anterior, y 30% al análisis", ya que para acceder al nivel de análisis debían reingresar datos en la planilla Excel en pos de obtener diferentes visiones de la misma realidad. "Hoy lo tenemos en 5 minutos y nos libera a nosotros de un trabajo meramente procesador de datos", afirmó Aristoy.
Por otro lado, como el DW quedará a disposición de varios usuarios -con distintos niveles de acceso y seguridad- estos podrán hacer sus consultas en forma directa y ahorrar el tiempo de análisis que esta sección dedicaba a satisfacer consultas de otros usuarios. "Cualquiera que tenga un conocimiento medianamente normal de Excel no va a tener problema con el uso de GXplorer , y los usuarios que no estén habituados, en principio se les armarán consultas predefinidas, pero en ANCAP la gran mayoría tenemos un desempeño importante en Excel", puntualizó Figueroa.
Otro aspecto que tiene fascinados a los usuarios de GXplorer de ANCAP es la publicación en la intranet del boletín que deben presentar a la gerencia general mes a mes. Antes la elaboración del boletín requería armar consultas, fotocopiar, armar y distribuir, lo que les ocupaba dos días de trabajo. Hoy al día siguiente del cierre del mes, se aprieta el botón "publíquese" y automáticamente los usuarios acceden al boletín desde su computadora.
El área de comercialización es la pionera en ANCAP en el uso de la herramienta, pero la idea es instalarlo en la gerencia general, y las áreas básicas de economía y producción.
"Es una herramienta que nos va a cambiar la vida. Todos tenemos la idea de que esto va a ser una ANCAP antes de esta herramienta y otra después. Es brutal.", concluyó Figueroa.
Ficha técnica
La base de datos operacional fue desarrollada por GeneXus Consulting en AS/400 con el generador Cobol. La DW también usa como servidor de base de datos el AS/400 en tanto la metadata opera en un servidor Windows NT.
Los procesos de carga están hechos dentro de la base de datos operacional y se
ejecutan todos los días al cierre de cada planta de distribución. El cierre de la planta implica la facturación, actualización de stock y luego la carga en el DW.
Equipo
GeneXus Consulting
Directores del proyecto: Daniel Dávila y Marcela Fernández
Gerente de proyecto: Claudia Araujo
Analista: Luciano Silveira
Apoyo: Marcela Fernández y Carla Demarchi
ANCAP
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