Automatización de datos, seguridad y exactitud en la información

Technology Partnership Group, Inc. (TechPG) desarrolló una aplicación Web hecha a medida para el Departamento del Tesoro de Michigan, Dirección de Financiación por Bonos (EEUU).

El Departamento del Tesoro de Michigan, Dirección de Financiación necesitaba desarrollar un Sistema de Gestión de Préstamos y Bonos (LBMS, por sus siglas en inglés) que pudiera rastrear, procesar y presentar informes sobre bonos emitidos por el Estado de Michigan y sus correspondientes programas de préstamos.

En 2006 se realizó una evaluación dirigida por el Estado para identificar procesos comerciales, determinar necesidades tecnológicas y estudiar la viabilidad de la sustitución de los sistemas utilizados por el organismo para la gestión de bonos y préstamos. Estos consistían en aplicaciones de escritorio y numerosas planillas Excel creadas independientemente, sin integración entre si.

La evaluación reveló que existía una considerable duplicación de procesos y datos en la Dirección. El análisis también reveló que, dada la similitud de los procesos, todos los préstamos, bonos y deudas estatales de la Dirección podían integrarse en un Sistema central de Gestión de Préstamos y Bonos, incorporando todos los sistemas actuales a través de una estrategia de implementación por etapas, comenzando con el Fondo Renovable de Préstamo Escolar (School Loan Revolving Fund). TechPG fue seleccionado para desarrollar el sistema e implementar la primera fase.

TechPG se ajustó a las metodologías, políticas, normas y pautas del Estado para gestión de proyectos y desarrollo de software; la aplicación fue diseñada de manera de cumplir con estos estándares informáticos.

Para ello TechPG utilizó el IDE de GeneXus para prototipar un sistema que integraba las funciones y operaciones de los dos sistemas independientes y las múltiples hojas de cálculo, y se conectaba con fuentes de datos externas. Mediante el uso de un enfoque de prototipo y cambios incrementales, el personal de la Dirección pudo entender el procesamiento de la aplicación, y de qué manera se utilizaría para satisfacer sus necesidades.

El sistema, al ser desarrollado con GeneXus, permitió contar con valiosos analistas de empresas con conocimientos técnicos en lugar de recursos técnicos “pesados”, sin necesidad de traducir las necesidades de los usuarios al personal técnico. Según TechPG: “Al utilizar analistas de empresas con conocimientos técnicos para programar en GeneXus y dado el volumen del “trabajo pesado” que realiza GeneXus mediante la generación de código, calculamos que ahorramos más del 70% de los esfuerzos de desarrollo y pruebas normalmente aplicados en otros proyectos de desarrollo de sistemas gubernamentales”.


La capacidad de hacer cambios incrementales y prototipar rápidamente fue otra de las cualidades de GeneXus que permitió el rápido lanzamiento del proyecto.

El hecho de ser desarrollado con GeneXus también proveyó independencia de entorno en lo que se refiere a los entornos en línea y de base de datos. Por otra parte, al usar patterns se contempló un uso coherente de la interfaz de usuario

Características de la solución

Para resolver las necesidades de gestión de información y mantenimiento de registros financieros del Departamento del Tesoro de Michigan, Dirección de Financiación por Bonos (la Dirección), TechPG desarrolló una solución de software única que integra el procesamiento, el rastreo y la información de bonos y sus correspondientes programas de préstamos.

Esta solución, LBMS, a la que se accede mediante un navegador, fue creada para brindar una interfaz en línea altamente intuitiva y de fácil manejo en un entorno Web.

LBMS es configurable por el usuario, permite una navegación sencilla, ofrece gran seguridad, presenta múltiples opciones de informes, y tiene integrado un servicio de ayuda en línea.

LBMS se implementó en un entorno Web .Net usando SQL Server. Los usuarios autorizados pueden acceder a los datos generalmente con un solo clic, y la capacitación básica para el uso del sistema lleva menos de un día.

LBMS calcula y hace el seguimiento de todos los pagos adeudados por los bonos y cuenta con amplios servicios de información y notificación. Para el ingreso de datos de los bonos se utiliza una interfaz basada en un wizard en la que se recaban datos en grupos antes de calcular la deuda de los bonos. Para el procesamiento y seguimiento de préstamos se utilizan capacidades de correo electrónico que generan documentos detallados y planillas de Excel, y los formularios necesarios se envían por correo electrónico a los prestatarios para su procesamiento periódico.

LBMS posee integración con los sistemas anteriores para transferencias de datos y ofrece soporte para flujos de trabajo de aprobación financiera e informes ad hoc.

El procesamiento primario de los registros de bonos y préstamos se implementó a través de un botón: cada proceso está automatizado de forma que los usuarios sólo deben presionar un botón para llevar a cabo la función. Por ejemplo, para el proceso de préstamo semianual, al presionar el botón se crea un correo electrónico personalizado para cada cliente con documentos Word y Excel personalizados adjuntos y registros de seguimiento creados en la base de datos para recibir los datos que devuelve el cliente.

El sistema proporciona:

• Acceso por solapas a las funcionalidades correspondientes.
• Presentación de información a través de informes estándar y ad hoc.
• Configuraciones de sistema y tablas de consulta que pueden ser mantenidas por el usuario.
• Entre las funciones comunes se incluyen:
   -Notas basadas en blogs.
   -Capacidad de adjuntar documentos y otros archivos a los registros de datos.
   -Ayuda en línea.
   -Generación automática de documentos.
   -Búsqueda integrada.
• Gestión de contactos integrada.

Beneficios posteriores

Al implementar el nuevo sistema desarrollado en GeneXus por TechPG, el Departamento del Tesoro de Michigan consiguió que el proceso mejorara en los siguientes puntos:

Préstamos:

• Se estandarizó la gestión, procesamiento, seguimiento y presentación de información de préstamos.

• Se consolidó la información de préstamos a cobrar para el School Bond Loan Fund (fondo de préstamos de bonos escolares) y el School Loan Revolving Fund (fondo renovable de préstamo escolar.

• Se racionalizaron los procesos comerciales y mejorara la exactitud e integridad de los datos. Ahora pueden enviarse por correo electrónico solicitudes de préstamo previamente completadas a 150 distritos escolares simplemente presionando un botón. En el proceso anterior, los distritos escolares accedían al sitio Web del Departamento del Tesoro para descargar los formularios y los completaban manualmente; al cambiar esto se han reducido considerablemente las tasas de error y seguimientos.

• El mejoramiento de la capacidad de controlar el cumplimiento de los requisitos del programa.

• Brinda mayores capacidades de información necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos de los bonos.

• Ahorra el tiempo que el personal de contabilidad dedica a la preparación de informes financieros mensuales, trimestrales y anuales y aumenta la eficiencia del proceso de cierre de ejercicio.


Bonos:

• Estandariza la gestión, procesamiento, seguimiento y presentación de información de los bonos.

• Garantiza la integridad de los datos. Las nuevas estructuras de los bonos, como los de tasa subastada, multimodales, etc., exigen capacidades más avanzadas de recolección de datos, pronóstico e información. LBMS reemplazó varias planillas Excel que se usaban anteriormente para mantener esta información, y ayuda a garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos.

• Conecta y rastrea los ingresos de los bonos a sus préstamos correspondientes.

• Amplía las capacidades de información, información que anteriormente se mantenía en formatos y lugares distintos se consolida en un formato electrónico; además, se crearon informes estándar para brindar informes de gestión cuando se soliciten.

• Automatiza la creación de informes financieros para la Memoria Anual del Tesorero del Estado.

Contactos:

• Reemplaza varios sistemas tipo tarjetero y bases de datos por un sistema de administración de contactos para toda la Dirección. Esto reduce las redundancias y ahorra tiempo en la consulta y el mantenimiento de la información actual de los contactos.

Aspectos generales:

• Aumenta la seguridad de los datos mediante privilegios basados en roles.

• Permite configurar distintas vistas para los informes de datos.
• Cumple los requisitos de sistemas web e informáticos de Michigan.
Brinda una herramienta de consulta ad hoc integrada para simplificar la creación de informes únicos y no recurrentes.

En síntesis se consiguió la mejora de los servicios a los miembros de programas de préstamo mediante la automatización de procesos manuales; también en cuanto la exactitud de la información del programa de préstamos y de la rendición de cuentas del programa a través de la consolidación de registros de bono.