Automação de dados, segurança e exatidão na informação

O Technology Partnership Group, Inc. (TechPG) desenvolveu uma aplicação Web feita sob medida para o Departamento do Tesouro de Michigan, Direção de Financiamento por Bônus (EUA).

O Departamento do Tesouro de Michigan, Direção de Financiamento precisava desenvolver um Sistema de Gestão de Empréstimos e Bônus (LBMS, por suas siglas em inglês) que pudesse rastrear, processar e apresentar relatório sobre bônus emitidos pelo Estado de Michigan e seus correspondentes programas de empréstimos.

Em 2006, realizou-se uma avaliação dirigida pelo Estado para identificar processos comerciais, determinar necessidades tecnológicas e estudar a viabilidade da substituição dos sistemas utilizados pelo organismo para a gestão de bônus e empréstimos. Estes consistiam em aplicações de escritório e numerosos planilhas Excel criadas independentemente, sem integração entre si.

A avaliação revelou que existia uma considerável duplicação de processos e dados na Direção. A análise também revelou que, dada a similitude dos processos, todos os empréstimos, bônus e dívidas estatais da Direção podiam integrar-se em um Sistema central de Gestão de Empréstimos e Bônus, incorporando todos os sistemas atuais através de uma estratégia de implementação por etapas, começando com o Fundo Renovável de Empréstimo Escolar (School Loan Revolving Fund). O TechPG foi selecionado para desenvolver o sistema e implementar a primeira fase.

TechPG ajustou-se às metodologias, políticas, normas e pautas do Estado para gestão de projetos e desenvolvimento de software; a aplicação foi desenhada de forma tal que cumprisse com estes padrões informáticos.

Para isso, o TechPG utilizou o IDE do GeneXus para prototipar um sistema que integrava as funções e operações dos dois sistemas independentes e as múltiplas folhas de cálculo e se conectava com fontes de dados externas. Mediante o uso de um enfoque de protótipo e mudanças incrementais, o pessoal da Direção conseguiu entender o processamento da aplicação, e de que maneira se utilizaria para satisfazer suas necessidades.

O sistema, ao ser desenvolvido com o GeneXus, permitiu contar com valiosos analistas de empresas com conhecimentos técnicos em lugar de recursos técnicos “pesados”, sem necessidade de traduzir as necessidades dos usuários ao pessoal técnico. Segundo o TechPG: “Ao utilizar analistas de empresas com conhecimentos técnicos para programar no GeneXus e, dado o volume do “trabalho pesado” que realiza GeneXus mediante a geração de código, calculamos que fizemos uma economia de mais de 70% dos esforços de desenvolvimento e testes normalmente aplicados em outros projetos de desenvolvimento de sistemas governamentais”.


A capacidade de fazer mudanças incrementais e prototipar rapidamente foi outra das qualidades do GeneXus que permitiu o rápido lançamento do projeto.

O fato de ser desenvolvido com o GeneXus também ofereceu independência de entorno no que se refere aos entornos em linha e de base de dados. Por outra parte, ao usar patterns contemplou-se um uso coerente da interface de usuário.

Características da solução

Para resolver as necessidades de gestão de informação e manutenção de registros financeiros do Departamento do Tesouro de Michigan, Direção de Financiamento por Bônus (a Direção), o TechPG desenvolveu uma solução de software única que integra o processamento, o rastreamento e a informação de bônus e seus correspondentes programas de empréstimos.

Esta solução, LBMS, que se acessa mediante um navegador, foi criada para oferecer uma interface em linha altamente intuitiva e de fácil manipulação em um ambiente Web.

LBMS é configurável pelo usuário, permite uma navegação simples, oferece grande segurança, apresenta múltiplas opções de relatórios, e tem um serviço integrado de ajuda em linha.

LBMS implementou-se em um ambiente Web .Net usando SQL Server. Os usuários autorizados podem acessar os dados geralmente com um clique, e a capacitação básica para o uso do sistema leva menos de um dia.

LBMS calcula e faz o acompanhamento de todos os pagamentos devidos pelos bônus e conta com amplos serviços de informação e notificação. Para o ingresso de dados dos bônus utiliza uma interface baseada em um wizard no qual solicitam-se dados em grupos antes de calcular a dívida dos bônus. Para o processamento e acompanhamento de empréstimos utilizam-se capacidades de correio eletrônico que geram documentos detalhados e planilhas de Excel, e os relatórios necessários são enviados por correio eletrônico aos prestatários para seu processamento periódico.

LBMS possui integração com os sistemas anteriores para transferências de dados e oferece suporte para fluxos de trabalho de aprovação financeira e relatório ad hoc.

O processamento primário dos registros de bônus e empréstimos se implementou através de um botão: cada processo está automatizado de forma que os usuários só devem pressionar um botão para realizar a função. Por exemplo, para o processo de empréstimo semi-anual, ao pressionar o botão, cria-se um correio eletrônico personalizado para cada cliente com documentos Word e Excel personalizados anexos e registros de acompanhamento criados na base de dados para receber os dados que devolve o cliente.

O sistema proporciona:

• Acesso por abas às funcionalidades correspondentes.
• Apresentação de informação através de relatório padrão e ad hoc.
• Configurações de sistema e tabelas de consulta que podem ser mantidas pelo usuário.
• Entre as funções comuns incluem-se:
-Notas baseadas em blogs.
- Capacidade de anexar documentos e outros arquivos aos registros de dados.
- Ajuda em linha.
- Geração automática de documentos.
- Busca integrada.
• Gestão de contatos integrada.

Benefícios posteriores

Ao implementar o novo sistema desenvolvido no GeneXus pelo TechPG, o Departamento do Tesouro de Michigan conseguiu que o processo melhorasse nos seguintes pontos:

Empréstimos:

• Padronizou-se a gestão, processamento, acompanhamento e apresentação de informação de empréstimos.

• Consolidou-se a informação de empréstimos a cobrar para o School Bond Loan Fund (fundo de empréstimos de bônus escolar) e o School Loan Revolving Fund (fundo renovável de empréstimo escolar).

• Racionalizaram-se os processos comerciais e melhorou a exatidão e integridade dos dados. Agora podem enviar-se por correio eletrônico solicitações de empréstimo previamente completadas a 150 distritos escolares simplesmente pressionando um botão. No processo anterior, os distritos escolares acessavam o site Web do Departamento do Tesouro para descarregar os formulários e os completavam manualmente; ao mudar isto reduziram-se consideravelmente as taxas de erro e acompanhamentos.

• O melhoramento da capacidade de controlar o cumprimento dos requisitos do programa.

• Oferece maiores capacidades de informação necessárias para garantir o cumprimento dos requisitos dos bônus.

• Economiza o tempo que o pessoal de contabilidade dedica à preparação de relatórios financeiros mensais, trimestrais e anuais e aumenta a eficiência do processo de encerramento do exercício.


Bônus:

• Padroniza a gestão, processamento, acompanhamento e apresentação de informação dos bônus.

• Garante a integridade dos dados. As novas estruturas dos bônus, como os de taxa leiloada, multimodais, etc., exigem capacidades mais avançadas de coleta de dados, prognóstico e informação. LBMS substituiu várias planilhas Excel que se usavam anteriormente para manter estas informações, e ajuda a garantir a exatidão e confiabilidade dos dados.

• Conecta e rastreia as entradas dos bônus a seus empréstimos correspondentes.

• Amplia as capacidades de informação. Informações que anteriormente eram mantidas em formatos e lugares diferentes consolidam-se em um formato eletrônico; além disso, criaram-se relatórios padrão para oferecer relatórios de gestão quando solicitados.

• Automatiza a criação de relatórios financeiros para a Memória Anual do Tesoureiro do Estado.

Contatos:

• Substitui vários sistemas tipo cartão e base de dados por um sistema de administração de contatos para toda a Direção. Isso diminui as redundâncias e economiza tempo na consulta e a manutenção da informação atual dos contatos.

Aspectos gerais:

• Aumenta a segurança dos dados mediante privilégios baseados em papéis.

• Permite configurar diferentes vistas para os relatórios de dados.
• Cumpre os requisitos de sistemas Web e informáticos de Michigan.
Oferece uma ferramenta de consulta ad hoc integrada para simplificar a criação de relatórios únicos e não recorrentes.

Em síntese, conseguiu-se a melhoria dos serviços aos membros de programas de empréstimo mediante a automação de processos manuais; também no que diz respeito a exatidão da informação do programa de empréstimos e da prestação de contas do programa através da consolidação de cadastros de bônus.