Otimiza os processos de gestão humana de 90 mil funcionários públicos com GXflow.
A Oficina Nacional do Serviço Civil continua o desenvolvimento e implantação do módulo de presenteísmo do SGH 2.0. Esse aplicativo tem como objetivo a otimização dos processos relacionados ao Presenteísmo na Administração Central. GeneXus, GXserver e GXflow foram as tecnologias selecionadas para a ajudar a atingir esse objetivo.
O SGH 2.0 é um sistema desenvolvido com GeneXus, GXserver e GXflow que está sendo implantado desde o princípio de 2012 para possibilitar uma gestão otimizada do presenteísmo na Oficina Nacional del Servicio Civil (ONSC), unidade executora da Presidência da República do Uruguai, que tem como principal objetivo definir e promover políticas de gestão humana na Administração Central. Vale destacar que a Administração Central é composta pela Presidência mais os 13 ministérios, um total de 121 unidades executoras que reúnem aproximadamente 90 mil trabalhadores.
O sistema surgiu com o objetivo de apoiar-se na tecnologia para realizar uma gestão de presenteísmo eficiente, flexível e transparente.
Nesse cenário complexo, era necessária uma ferramenta dinâmica e escalável, que permitisse automatizar os processos dos trabalhadores, a autogestão de incidências, consultas, contas correntes e toda a informação derivada de suas jornadas de trabalho. Segundo o responsável pelo projeto, Rodrigo Martínez, GeneXus, GeneXus Server e GXflow demonstraram ser as tecnologias adequadas para esse projeto, já que permitiam com poucos recursos tirar o máximo potencial no manejo de dados de muitos usuários, somando-se a isso a fluidez dos processos possibilitada por GXflow. O resultado foi um aplicativo 100% web com especial atenção em sua interface gráfica.
Estima-se que a implementação que vem sendo feita gradualmente e com sucesso em diferentes organismos da Administração Central alcance os 90 mil usuários em três anos. Entretanto, a otimização dos processos já pode ser notada – entre outras vantagens – ao eliminar formulários em papel, assinaturas e tempos de envios. A diretora de Recursos Humanos do Ministério da Indústria, Energia e Mineração do Uruguai (MIEM), Ivonne Barbé, conta: “reduzimos o uso de papel e conseguimos grande agilidade no trâmite de solicitações, autorizações e notificações de incidências, tendo em conta a dispersão edilícia da Unidade”.
Já a chefe da Unidade de Técnicas Aplicadas em Gestão Humana da ONSC, Celia Tiscornia, explica: “através do SGH 2.0, realiza-se a implantação do Presenteísmo, com tal implantação conseguimos uma gestão personalizada, direta e transparente da frequência dos funcionários; personalizada, porque as incidências e suas respectivas autorizações são inseridas nos sistemas pelos mesmos funcionários e/ou chefes; direta, porque não existem trâmites intermediários, tudo se faz através do sistema; e transparente, porque a informação está disponível em qualquer momento do mês para todos os envolvidos... Três condições essenciais para que quando o sistema estiver consolidado, sejam obtidas a eficiência e a descentralização da tradicional função de “Registro e Controle” e a consequente liberação de horas de trabalho no Departamento e o direcionamento delas para tarefas dirigidas a uma eficiente gestão humana.”
Para um futuro próximo, se está trabalhando no desenvolvimento de módulos para a avaliação do desempenho, capacitação, saúde e higiene ocupacional. Pretende-se também incorporar terminais Touch Screen para chegar àqueles trabalhadores que não têm um computador em seu local de trabalho.
+ Este projeto, a versão 2.0, teve início no fim de 2010, substituindo a versão 1.0, desenvolvido em Oracle Forms no ano de 1993.
+ Foi desenvolvido usando GeneXus, GeneXus Server, GXflow, Microsoft SQL Server, Apache e JAVA.
+ A KB é composta por 135 transações, 554 webpanels e webcomponentes, 818 Procedures.
+ Quando sua implementação estiver 100% concluída, nucleará a gestão dos processos de presenteísmo trabalhista de 90 mil funcionários.
Ter um mecanismo fluido de gestão de presenteísmo e incidências é fundamental para um organismo que envolve uma grande quantidade de trabalhadores, tanto para ajudar no controle de frequência e permanência dos funcionários, como também para a gestão de licenças, entre outros trâmites próprios do dia a dia de trabalho. Longe de significar um controle invasivo aos funcionários da Administração Central, a gestão do presenteísmo possibilita que os quase 90 mil trabalhadores possam gerir fluidamente os 60 tipos distintos de incidências que mediam cada unidade executora.
Otimização do trabalho do pessoal de Recursos Humanos
Por outro lado, o aplicativo gera dados que ficam à disposição da direção de Recursos Humanos para a avaliação, geração e verificação de políticas de gestão dos funcionários. Por exemplo, podem trabalhar em uma mudança cultural se assim quiserem a partir da análise de informação sumarizada sobre as incidências que o pessoal utiliza e sobre os critérios de autorização dos chefes.
Como funciona?
As incidências são carregadas: os usuários carregam as incidências (por exemplo: horas particulares, licenças, comissões etc.). Imediatamente é gerada uma mensagem de e-mail ao chefe que deve autorizar ou ser notificado.
Fechamentos mensais: o sistema vai agrupando as incidências de cada mês e permite uma visualização dos minutos fora do escritório que não foram justificados ou os minutos trabalhados fora do horário.
Relatórios de gestão: podem ser obtidos relatórios em tempo real que permitem trocar informação com outros sistemas mediante planilhas de cálculo ou outros meios. Essa informação pode alimentar outros bancos de dados e servir, por exemplo, para o carregamento de movimentos nos sistema de liquidação de salário, cruzamentos com informação contável, com sistemas de atenção médica, com sistemas estatísticos etc.
Isso permite hierarquizar o trabalho do pessoal de Recursos Humanos que já não precisa se dedicar a tarefas entediantes e repetitivas, como o cálculo dos minutos de atraso na entrada e o tempo não justificado fora do escritório. Podem se dedicar a tarefas inerentes à Gestão Humana, como a planificação de pessoal, seleção e recrutamento, formação e avaliação.
Ao dispor de um banco de dados unificado, é possível ter informação para a análise de dados e a tomada de decisões, tanto numa sessão como em toda a Administração Central.
O sistema surgiu com o objetivo de apoiar-se na tecnologia para realizar uma gestão de presenteísmo eficiente, flexível e transparente.
Nesse cenário complexo, era necessária uma ferramenta dinâmica e escalável, que permitisse automatizar os processos dos trabalhadores, a autogestão de incidências, consultas, contas correntes e toda a informação derivada de suas jornadas de trabalho. Segundo o responsável pelo projeto, Rodrigo Martínez, GeneXus, GeneXus Server e GXflow demonstraram ser as tecnologias adequadas para esse projeto, já que permitiam com poucos recursos tirar o máximo potencial no manejo de dados de muitos usuários, somando-se a isso a fluidez dos processos possibilitada por GXflow. O resultado foi um aplicativo 100% web com especial atenção em sua interface gráfica.
Estima-se que a implementação que vem sendo feita gradualmente e com sucesso em diferentes organismos da Administração Central alcance os 90 mil usuários em três anos. Entretanto, a otimização dos processos já pode ser notada – entre outras vantagens – ao eliminar formulários em papel, assinaturas e tempos de envios. A diretora de Recursos Humanos do Ministério da Indústria, Energia e Mineração do Uruguai (MIEM), Ivonne Barbé, conta: “reduzimos o uso de papel e conseguimos grande agilidade no trâmite de solicitações, autorizações e notificações de incidências, tendo em conta a dispersão edilícia da Unidade”.
Já a chefe da Unidade de Técnicas Aplicadas em Gestão Humana da ONSC, Celia Tiscornia, explica: “através do SGH 2.0, realiza-se a implantação do Presenteísmo, com tal implantação conseguimos uma gestão personalizada, direta e transparente da frequência dos funcionários; personalizada, porque as incidências e suas respectivas autorizações são inseridas nos sistemas pelos mesmos funcionários e/ou chefes; direta, porque não existem trâmites intermediários, tudo se faz através do sistema; e transparente, porque a informação está disponível em qualquer momento do mês para todos os envolvidos... Três condições essenciais para que quando o sistema estiver consolidado, sejam obtidas a eficiência e a descentralização da tradicional função de “Registro e Controle” e a consequente liberação de horas de trabalho no Departamento e o direcionamento delas para tarefas dirigidas a uma eficiente gestão humana.”
Para um futuro próximo, se está trabalhando no desenvolvimento de módulos para a avaliação do desempenho, capacitação, saúde e higiene ocupacional. Pretende-se também incorporar terminais Touch Screen para chegar àqueles trabalhadores que não têm um computador em seu local de trabalho.
+ Este projeto, a versão 2.0, teve início no fim de 2010, substituindo a versão 1.0, desenvolvido em Oracle Forms no ano de 1993.
+ Foi desenvolvido usando GeneXus, GeneXus Server, GXflow, Microsoft SQL Server, Apache e JAVA.
+ A KB é composta por 135 transações, 554 webpanels e webcomponentes, 818 Procedures.
+ Quando sua implementação estiver 100% concluída, nucleará a gestão dos processos de presenteísmo trabalhista de 90 mil funcionários.
Ter um mecanismo fluido de gestão de presenteísmo e incidências é fundamental para um organismo que envolve uma grande quantidade de trabalhadores, tanto para ajudar no controle de frequência e permanência dos funcionários, como também para a gestão de licenças, entre outros trâmites próprios do dia a dia de trabalho. Longe de significar um controle invasivo aos funcionários da Administração Central, a gestão do presenteísmo possibilita que os quase 90 mil trabalhadores possam gerir fluidamente os 60 tipos distintos de incidências que mediam cada unidade executora.
Otimização do trabalho do pessoal de Recursos Humanos
Por outro lado, o aplicativo gera dados que ficam à disposição da direção de Recursos Humanos para a avaliação, geração e verificação de políticas de gestão dos funcionários. Por exemplo, podem trabalhar em uma mudança cultural se assim quiserem a partir da análise de informação sumarizada sobre as incidências que o pessoal utiliza e sobre os critérios de autorização dos chefes.
Como funciona?
As incidências são carregadas: os usuários carregam as incidências (por exemplo: horas particulares, licenças, comissões etc.). Imediatamente é gerada uma mensagem de e-mail ao chefe que deve autorizar ou ser notificado.
Fechamentos mensais: o sistema vai agrupando as incidências de cada mês e permite uma visualização dos minutos fora do escritório que não foram justificados ou os minutos trabalhados fora do horário.
Relatórios de gestão: podem ser obtidos relatórios em tempo real que permitem trocar informação com outros sistemas mediante planilhas de cálculo ou outros meios. Essa informação pode alimentar outros bancos de dados e servir, por exemplo, para o carregamento de movimentos nos sistema de liquidação de salário, cruzamentos com informação contável, com sistemas de atenção médica, com sistemas estatísticos etc.
Isso permite hierarquizar o trabalho do pessoal de Recursos Humanos que já não precisa se dedicar a tarefas entediantes e repetitivas, como o cálculo dos minutos de atraso na entrada e o tempo não justificado fora do escritório. Podem se dedicar a tarefas inerentes à Gestão Humana, como a planificação de pessoal, seleção e recrutamento, formação e avaliação.
Ao dispor de um banco de dados unificado, é possível ter informação para a análise de dados e a tomada de decisões, tanto numa sessão como em toda a Administração Central.